當一位經(jīng)理人某一天突然接到獵頭公司的一個(gè)電話(huà)時(shí)，吃驚之余總會(huì )琢磨：“獵頭公司怎么會(huì )找到我的？”孰不知，這正是獵頭公司的“秘笈”之一：獨特的人才搜尋方式。
對于獵頭來(lái)講，他所面對的是滿(mǎn)天的繁星，挖獵一個(gè)合適的中高級人才，猶如在星星中找月亮。如何從浩如煙海的人群中發(fā)現目標，是獵頭們頗費心思的一個(gè)工作。通常，獵頭公司確定客戶(hù)需求后，出獵的第一步是搜索人才庫，查找基本匹配的人才。許多原初信息將會(huì )從公司自己特別制作的人才資源資料庫中提取出來(lái)。
獵頭公司一般都會(huì )建立自己的人才庫，優(yōu)質(zhì)高效的人才庫是獵頭公司最重要的資源之一。人才庫內高級人才數量的多少，是一個(gè)獵頭公司實(shí)力的體現。人才數量越多，獵頭公司運作的能力越高，成功率越大，因此，任何一個(gè)獵頭公司都是盡全力擴充自己的“獵物儲藏室”——人才庫。
國外的獵頭公司專(zhuān)業(yè)化分工很細。比如，有專(zhuān)門(mén)做IT獵頭的、有專(zhuān)門(mén)做金融業(yè)、保險業(yè)獵頭的等等，這樣一來(lái)，他們的人才數據庫中就有大量的IT行業(yè)或金融行業(yè)的精英，而專(zhuān)業(yè)的顧問(wèn)在選擇人才時(shí)就能準確地把握分寸，給客戶(hù)找到合適的人才。國際上著(zhù)名的大獵頭公司所擁有的人才庫含量在幾十萬(wàn)至幾百萬(wàn)人，各行各業(yè)各界高層人士的詳盡資料無(wú)不囊括其中,可能其本人都還不知情。據說(shuō)美國為了招攬各國人才，為自身的發(fā)展服務(wù)，建立了一個(gè)世界性的人才檔案庫，這些在冊人員就成為美國挖掘的對象。2003年美國公布了一份人才清單，中國金融界約2000位高級精英全部榜上有名，每個(gè)人有哪些特長(cháng)、適合什么位置，獵頭公司都心中有數，只要跨國公司有需要，相應的人士就會(huì )收到獵頭的秘密邀請。
美國的科恩/費里公司已登錄75萬(wàn)全球高級人才，而建立巨大的高級人才庫是國外獵頭攬才的法寶。斯賓塞·斯圖亞特公司，甚至將世界數家著(zhù)名大學(xué)的每一屆各個(gè)專(zhuān)業(yè)的畢業(yè)生信息統統搜集到庫。光輝國際公司，無(wú)論商界、政界甚至軍界高級人物，人才的信息也統統收在其中，真可謂“書(shū)到用時(shí)方恨少，人到用時(shí)不嫌多”。
既然人才庫是一個(gè)獵頭公司的實(shí)力體現，那么獵頭公司人才庫是如何建立起來(lái)的呢？
Heidrick 
& Struggles公司原上海辦事處的首席代表StevenGu談到資料庫的建立時(shí)說(shuō)：“我們在全世界的同事只要接觸過(guò)有可能成為我們對象的人物，都要把交往的經(jīng)過(guò)詳細地寫(xiě)進(jìn)報告交給公司再輸入資料庫，這樣資料庫才會(huì )是最全最新的?！泵考耀C頭公司都采用各種不同的方式來(lái)進(jìn)行獵物儲存，即人才數據庫。然而想弄到一個(gè)上萬(wàn)人的數據庫，必須通過(guò)各種不同的渠道來(lái)搜集人才信息。獵頭公司制定搜求名單要運用許多資源，要求對高級人才的分布及分類(lèi)非常清楚，甚至要廣布天羅地網(wǎng)。
第一步：數據采集。獵頭公司發(fā)揮自身挖地三尺之能事：所在城市乃至全國現有在職的最優(yōu)人才，盡被網(wǎng)入各獵頭公司的獵手視野，各自列出叫得響、過(guò)得硬的“紅名單”。一經(jīng)客戶(hù)認定，便各施絕招，想盡各種方法，將獵物“擒獲”到客戶(hù)面前。獵頭公司對于信息資源的收集，可以通過(guò)很多渠道完成。

第二步：數據存儲。將收集的數據，以人才為基本單元，逐一輸入電腦，建立起人才數據庫。一般按姓名、性別、年齡、最高學(xué)歷、職務(wù)或崗位、行業(yè)類(lèi)別、企業(yè)性質(zhì)、工作單位、聯(lián)系方式、是否適合挖獵等基本要素來(lái)建庫。
企業(yè)中的人才有三種：一種是能獨立做一攤事的人；一種是可以帶領(lǐng)一群人做好一件事的人；一種是能夠制定戰略、帶領(lǐng)隊伍、做出大事的領(lǐng)袖人物。第一種人就是我們常說(shuō)的技術(shù)精英，而后兩者則指的是管理人才。企業(yè)在人才的選拔和使用上會(huì )需求不同類(lèi)型的人才，獵頭公司需要建立相應的人才檔案。
第三步：數據處理。運用統計技術(shù)，利用計算機把各類(lèi)數據整理為有條理的數據并加以歸類(lèi)。利用數據庫所提供的信息，及時(shí)進(jìn)行篩選，能夠及時(shí)網(wǎng)羅到理想的人才。減少數據庫的冗余信息，降低偏離程度，便于各種指定條件下的快速搜索查詢(xún)。
第四步：完善數據。建立了人才數據庫，還要不斷地加以維護，經(jīng)常保持與人才的溝通，跟蹤數據庫中人才的去向，及時(shí)加以更新，保持人才庫的新鮮度。否則的話(huà)，庫建得再大，半年不更新也就廢掉了。他們使用數據庫能夠及時(shí)修改、更正和充實(shí)數據庫中的大量數據信息，包括地址、聯(lián)系方式的修正、工作單位的修正、與人才的歷史交往記錄等等。
人才庫的規模越大，可選擇余地越大，成功的可能性也越大。目前國內獵頭業(yè)普遍承認人才庫在分類(lèi)的合理性、科學(xué)性、效率上都存在很大的問(wèn)題，含金量也低得驚人。外資公司依靠雄厚的資金可以短時(shí)間內打響品牌，可以收購大量的人才庫，甚至會(huì )進(jìn)行公司收購、兼并。但是，人才資源是可重復性資源，同一位高層次人才的資料出現在幾個(gè)獵頭公司的人才庫上，是再平常不過(guò)的事情：誰(shuí)能夠真正“激活”它，才算是真正擁有它。國內獵頭業(yè)應抓住機遇，充實(shí)自己的“血脈”資源，并能玩轉這些人才庫中的“魔方”。